Customer Case : Van de Velde Bouwmateralen
Steengoede bedrijfssoftware bij Van de Velde Bouwmaterialen
Bouwmaterialen Van de Velde & Zonen is een toonaangevend familiebedrijf in de bouwstoffensector. Van de Velde & Zonen wilde af van haar gedateerde DOS-toepassing (lees: toepassing met blauw-witte lettertjes) en zocht naar één geïntegreerde bedrijfstoepassing die alle bedrijfsprocessen kon ondersteunen. Accomodata implementeerde Odoo Enterprise uitgebreid met een aantal extra ontwikkelde distributiemodules.
Bouwmaterialen Van de Velde & Zonen levert reeds 60 jaar bouwstoffen met advies en service. Het Zwijnaardse familiebedrijf wordt geleid door dhr. Wiliam Van de Velde, Isabelle Van de Velde, Peter Van de Velde, Charlotte Van de Velde, Cedric Van de Velde, Fabrice Van de Velde, Mathias Gabriel en Lieselot Gabriel.
"Bouwmaterialen zit in onze genen", glimlacht Charlotte Van de Velde. Bij Van de Velde & Zonen kan je terecht voor bouwmaterialen zoals beton, stabilisé, mortel, dakbedekking, bouwstenen, gipskarton, isolatie, pvc, siergrind, tegels, klinkers, bouwafvalzakken, betonelementen op maat, afsluitingen, ... Je bent bij Bouwmaterialen Van de Velde ook aan het goede adres voor kraan- en grondwerken.
Zoektocht naar een nieuw systeem
Bouwmaterialen Van de Velde & Zonen gebruikte reeds meer dan 20 jaar een semi op maat geleverde toepassing die de verkopen en de facturatie beheerde. Hoewel de toepassing erg stabiel was, bleek toch dat de technologie het niet toeliet om aan de wensen van de moderne klant tegemoet te komen. Zo was het omslachtig om een verkoopbon of een offerte te mailen.
Het was vaak onmogelijk om bepaalde informatie in Excel te verkrijgen. Net daarom ging Van de Velde op zoek naar een nieuw systeem. Een aantal mogelijke leveranciers, waaronder Accomodata, werden gecontacteerd.
De demo van het Odoo platform sprak meteen tot de verbeelding. Een Odoo-oplossing zou de mogelijkheid bieden om de volledige toepassing 'gehost' te hebben. Meteen een extra voordeel: (her)investeren in een dure server bleek niet nodig. De aanpak van Accomodata, de referenties en de nabijheid van een kantoor in Ronse & Deinze waren overtuigend om hen over de streep te trekken.
"Op 1 juli 2017 gingen we succesvol van start met Odoo Enterprise! De omschakeling verliep moeiteloos. Alle medewerkers waren snel vertrouwd met de nieuwe manier van werken. Het was snel duidelijk dat de nieuwe manier van werken ons veel tijdswinst en efficiëntie zou opleveren"
Odoo Enterprise bij Bouwmaterialen Van de Velde: CRM - (Balie)verkoop - Facturatie - Boekhouding - Rapportering
De Odoo-toepassing bij Van de Velde wordt gehost en draait op een beveiligde virtuele private server in de Cloud. Overal waar Van de Velde op het internet kan, kan er met Odoo gewerkt worden. Concreet werkt Odoo met 2 werkposten aan de balie en op 3 pc's in de burelen. Ook in het magazijn of in de vrachtwagen kan er met een tablet of smartphone via het mobiele netwerk in Odoo ingelogd worden.
Orders, balieverkopen en leveringsbonnen worden vooral aan de balie opgemaakt. "Handig is dat je makkelijk de documenten kan mailen en ook de communicatie met betrekking tot een offerte in Odoo kan opvolgen. We hebben in één muisklik een zicht op de hoeveelheidsprijzen van een artikel en dit voor de verschillende prijslijsten die we hanteren."
"De eigenlijke orderafhandeling gebeurt in het magazijn. De facturatie wordt dan weer in de burelen uitgevoerd. Het facturatieproces verloopt heel wat sneller dan vroeger. Periodiek selecteren we de te factureren bonnen per klant per werf en de verzamelfacturatie verloopt automatisch.
"Voor het Odoo-tijdperk gingen we maandelijks bij de boekhouder met de verkoop- en inkoopfactuurmappen. Door de integratiemogelijkheden van Odoo doen wij vandaag zelf alle basis boekhoudkundige handelingen, zoals het boeken van de verkoop- en inkoopfacturen en het registreren van het financieel (via coda-bestanden). Op het einde van een periode logt de boekhouder in in Odoo en doet de BTW-aangifte en de maandafsluiting rechtstreeks in ons systeem. Opnieuw heel wat tijdswinst!"
"Onze prioriteiten voor de toekomst zijn al bepaald. Zo willen we de leveringsplanning verder uitbouwen en denken we aan het opzetten van het klantenportaal, zodat onze klanten zelf kunnen inloggen en alle historische gegevens zoals offertes, orders en facturen kunnen opvolgen. Hierbij rekenen we ook op de expertise van Accomodata", besluit Charlotte Van de Velde.
"Op het einde van een periode logt de boekhouder in in Odoo en doet de BTW-aangifte en de maandafsluiting rechtstreeks in ons systeem. Opnieuw heel wat tijdswinst!"
Facts & figures
- Bedrijf : Bouwmaterialen Van de Velde & Zonen
- Sector : Bouwstoffen distributie
- Odoo Enterprise - Gehost bij Accomdata
- Apps : CRM - Website - eBusiness - Bulk-mailing - stock - events (Balie)verkoop - Facturatie - Boekhouding - Rapportering
- +/- 2500 artikelen
- Go Live: 01/07/2017